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4.2.4 문서관리

가. 품질경영시스템에 필요한 문서는 관리되어야 한다.

기록은 문서의 특별한 형식이며 4.2.5항의 요구사항에 따라 관리되어야 한다.

나. 다음 사항의 관리에 필요한 절차를 문서화하여야 한다.

▶ 문서관리절차서를 만들어서 관리해라는 것!

1) 발행 전에 문서의 적절성을 검토, 승인

2) 필요시 문서의 검토, 갱신 및 재승인

3) 문서의 변경 및 최신 개정 상태가 식별됨을 보장

4) 적용되는 문서의 유효본이 사용되는 장소에서 이용 가능함을 보장

5) 문서가 읽기 쉽고, 쉽게 식별됨을 보장

6) 조직이 품질경영시스템의 계획 및 운영에 필요하다고 결정한 외부출처 문서가 식별되고 배포상태가 관리됨을 보장

▶ 품질문서 관리의 요구사항인 외부출처문서에 대해서 품질경영시스템에 계획 및 운영에 필요하다고 결정한 외부출처 문서로 명확화

▶ 품질경영시스템= 문서관리시스템

7) 문서의 손상이나 손실을 방지

▶ 문서의 손상이나 손실을 방지하도록 요구되었음

8) 효력이 상실된 문서의 의도되지 않는 사용을 방지하고, 어떠한 목적을 위하여 보유할 경우에는 적절한 식별방법을 적용

다. 조직은 문서 변경이 조직의 결정의 근거가 되는 배경 정보에 접근할 수 있는 최초 승인권자 또는 다른 지정된 권한자에 의하여 검토되고 승인되도록 보장 하여야 한다.

라. 조직은 효력이 상실된 관리문서의 최소 1부를 제품의 수명 주기에 상응하는 기간 동안 보유하여야 하며, 이 기간은 최소한 기록의 보유 기간 이상이어야 한다.

▶ 작성부터 폐기까지 전 주기(Life cycle)에 걸쳐 관리됨을 보장

4.2.5 기록관리

가. 품질경영시스템의 효과적인 운영과 요구사항에 적합함을 입증하는 기록을 작성하고 유지하여야 한다.

나. 조직은 기록의 식별, 보관, 보안 및 완전성, 검색, 보존기간 및 처리에 필요한 관리방법을 규정한 절차를 문서화하여야 한다.

▶ 기록관리 문서화 절차를 수립 -> 문서관리 절차서에 포함하라는 뜻!

▶ 품질관리 기록의 보안 및 완전성에 필요한 관리방법을 규정한 절차를 문서화 하도록 요구하며,

기록은 읽기 쉽고, 즉시 식별되어야 하며, 기록에 대한 변경은 식별 가능하도록 하였음

다. 조직은 적용되는 법적 요구사항에 따라 기록에 포함된 개인건강정보를 보호하기 위한 방법을 규정하고 실행하여야 한다.

▶ 적용되는 법적 요구사항에 따라서 기록에 포함된 개인건강정보(Confidential health information)를 보호하기 위한 방법을 규정하고 실행하도록 추가되었다.

▶ 기밀 건강 정보를 포함할 수 있는 기록의 예

1) 임상 보고서 양식

2) 고객불만

3) 의료기기 시스템 전자 데이터(IVD 장치, 혈당측정과 같은 모니터링 장치, 혈액 분석 및 투석 기계)

4) 사용적합성 연구의 임상 데이터 또는 맞춤형 의료기기의 생산에 사용된 환자 정보 및 설계 검증

라. 모든 기록은 읽기 쉽고, 즉시 확인할 수 있으며, 검색이 가능해야 한다. 기록에 대한 변경은 식별이 가능하도록 유지되어야 한다.

▶ 수기 기록은 잉크 또는 지워지지 않는 필기구를 사용

▶ 기록은 작성자, 작성일자, 서명을 포함하여야 유효함

▶ 기록의 수정 시 최초기록을 유지할 것

▶ 기록 변경 시 변경자, 일자, 서명 및 필요시 변경사유 기재

마. 조직은 기록을 제품의 수명 주기에 상응하는 기간 동안 보유하여야 한다. 이 기간은 최소한 제조일로부터 5년 이상이어야 하며, 시판 후 2년 이상이어야 한다.

▶ 보관 / 보존기간 : 제품의 사용기한 상응하는 기간(최소 5년이상, 시판 후 2년 이상)